Win-Win-Situation mit Mobile Access

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Smartphones sind überall in der gesamten Bevölkerung im ständigen Einsatz. Viele Unternehmen erlauben inzwischen ihren Arbeitnehmern, ihre privaten Handys für Unternehmenszwecke einzusetzen, Stichwort BYOD. Das hat nicht nur die Benutzerzufriedenheit deutlich erhöht, sondern auch die Flexibilität ihrer Arbeit drastisch verbessert. Auch die Unternehmen haben profitiert: durch ein modernes und Mitarbeiter-zentriertes Image, das sie auch für den Bewerbungsmarkt sichtlich attraktiver macht. Was liegt näher, als diese Win-Win-Situation weiter zu nutzen und auf die Zutrittskontrolle zu übertragen, konkret: Smartphones, egal ob in Unternehmens- oder Mitarbeiterbesitz, für den Zugang zu Gebäuden, Parkplätzen oder Kantinen einzusetzen? Spätestens dann, wenn auch intelligente Wearables wie die Smartwatch ihren Durchbruch haben, sollten Unternehmen darüber nachdenken, diese Devices strategisch in ihre Sicherheitsinfrastruktur zu implementieren. Auch in diesem Fall würden beide Parteien deutlich profitieren: die Arbeitnehmer, weil sie ein völlig neues Niveau der Benutzerfreundlichkeit hinzugewinnen; Unternehmen, unter anderem durch einen deutlich verringerten Administrationsaufwand.

Die folgenden fünf Schritte sollen einen Überblick darüber geben, wie Unternehmen eine solche Implementierung angehen können.

Schritt 1: Analyse des vorhandenen Zutrittskontrollsystems

Zunächst muss die aktuelle Zutrittskontroll-Infrastruktur analysiert werden. Wie alt ist das bestehende System, vor allem die Lesergeräte? Reicht ein Upgrade oder müssen die Leser komplett erneuert werden? In der Regel sind ältere Kartenleser weder BLE- noch NFC-fähig. Man muss hier prüfen, wie weit der Controller offene herstellerunabhängige Standards wie RS484 OSDP, Wiegand oder Clock&Data unterstützt. Wenn das der Fall ist, steht einer sanften Migration nichts mehr im Wege. Sofern ein Upgrade auf eine aktuelle Technologie sowieso nötig ist, sollte man bei der Auswahl des neuen Systems immer darauf achten, dass die Kartenleser über offene Kommunikationsschnittstellen verfügen, idealerweise über eine OSDP-RS485-Schnittstelle, die man auch für Firmware-Updates verwenden kann. Wichtig ist, dass die neuen Leser aufrüstbar sind, auch wenn man den mobilen Zugang über das Handy vorerst nicht direkt einsetzen möchte. Gibt es bereits ein Zutrittskontrollsystem mit Zugangskarten oder Schlüsselanhängern, ist das Ziel nicht einfach der Austausch einer bestehenden Lösung durch eine neue. In vielen Fällen mag das zwar der richtige Weg sein, es mag aber auch durchaus Sinn machen, Smartphones oder Wearables als Ergänzung zu bestehenden Karten einzusetzen, oder nur gewissen Personen den bequemen Zugang per Handy zu gewähren, etwa der Führungsriege.  

Schritt 2: Welche Smartphone-Typen sollen unterstützt werden?

Nach der Analyse des bestehenden Systems muss geklärt werden, welche mobilen Geräte unterstützt werden sollen und welche nicht. Die Analyse der Nutzerbasis hilft bei der Gestaltung einer effizienten Lösung. Wie viele Anwender sollen für die Mobile-Access-Lösung registriert werden? Welche Bereiche könnten am meisten davon profitieren: der Parkplatz, der Haupteingang? Welche unterschiedlichen Rollen und Zutrittsrechte müssen übertragen und verwaltet werden? Die Antworten variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Gibt es ausschließlich Firmenhandys oder ist es Mitarbeitern gestattet, ihre eigenen Geräte zu nutzen, ist also eine BYOD-Strategie implementiert? In diesem Fall fällt der Support-Aufwand deutlich höher aus. Die momentan vorherrschenden Technologien in Smartphones und Tablets sind Bluetooth Smart und NFC, manchmal auch beide gleichzeitig. Beide unterstützen die Authentifizierung über kurze Distanz, aber nur mit Bluetooth Smart kann sowohl der „Tap“-Modus für den Zutritt durch kurzes Antippen des Lesegeräts als auch die Gestensteuerung aktiviert werden. Im Modus für den gestengesteuerten Zutritt – bei HID Global nennen wir ihn „Twist and Go“– wird das Lesegerät durch eine Drehbewegung des Handys aus größerer Distanz (bis zu sechs Metern) aktiviert. Typischerweise unterstützen Android-Geräte sowohl Bluetooth Smart als auch NFC. Das iPhone 5s und frühere Apple-Geräte unterstützten NFC nicht, die Modelle 6 und 6s gegenwärtig nur bei Apple Pay. In Unternehmen mit einer großen iPhone-Basis wäre also Bluetooth Smart eindeutig die Technologie der Wahl.

Schritt 3: Upgraden der Hardware vor Ort

Nach der Bewertung und Analyse der notwendigen Technologien können Unternehmen die Installation von neuer Hardware oder Upgrades bestehender Lesegeräte planen. Müssen Lesegeräte ausgetauscht werden, sollte sichergestellt werden, dass sie mobile-ready sind, um unnötige Folgekosten wie das Nachrüsten der BLE-Module und das verbundene Flashen des Lesers zu vermeiden. Damit ist man für die Zukunft gerüstet und das Investment lohnt sich auch langfristig. Dieser dritte Schritt ist vollständig abhängig von den Ergebnissen in Schritt 1 und 2, die entsprechend gründlich durchgeführt werden müssen. Parkgaragen, Haupteingänge oder Fahrstühle profitieren alle von Lesegeräten mit größerer Reichweite, die von Bluetooth Smart unterstützt werden. Das Öffnen eines Garagentors aus einem Auto heraus oder der Zutritt zu einem Gebäude einfach nur, indem man darauf zugeht, bedeutet schon einen sehr großen Gewinn an Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeiter. Andererseits sollten Türen, die nah aneinander stehen, eher durch einen direkten Leser-Kontakt geöffnet werden, damit nicht die falsche Tür unabsichtlich geöffnet wird – beispielsweise in einem langen Korridor mit vielen Lesegeräten. Unternehmen sollten sich deshalb die Zeit nehmen, Ihre Anforderungen genau zu spezifizieren: nur so kann eine kosteneffiziente und sichere Lösung entstehen.

Schritt 4: Ermittlung der richtigen Software

Nun ist es an der Zeit, sich Gedanken über die begleitende Software zu machen. Mobile IDs sollten wireless versendet, verwaltet und entzogen werden. Kodieren, Drucken oder die Rückgabe von Zugangskarten werden damit überflüssig. Dies ist ein gewaltiger Vorteil gerade für zeitlich begrenzte Besucherkarten. Die richtige Software ermöglicht Administratoren, Benutzerdaten im Batchverfahren hochzuladen und einzelnen Mitarbeitern Anleitungen per E-Mail zuzusenden. Mobile IDs basieren auf kryptographisch geschützten Datenobjekten mit einem modernen Verschlüsselungsprotokoll und Algorithmen. Die portablen Datenobjekte sind einzigartig und jeweils an das Gerät gebunden, für das sie ausgegeben wurden. Sie können nicht transferiert werden. Von Seiten des Lesegeräts wird die Kommunikation zwischen mobilem Gerät und Leser durch eine zusätzliche Verschlüsselungsebene abgesichert. Die Bildschirmsperre des mobilen Geräts macht die mobile ID zudem unbrauchbar, geht das Gerät einmal verloren. Die richtige Software sollte zudem offen sein, so dass sie in bestehende Applikationen integriert werden kann. Dieser Schritt ist besonders bei großen Anlagen notwendig, um das Pflegen mehrerer Systeme zu vermeiden.

Schritt 5: Erstellung und Verteilung mobiler IDs

Sind Hardware und Software installiert, geht es im letzten Schritt darum, mobile IDs an die relevanten Mitarbeiter zu verteilen. Mobile Access erfordert den Download der HID Mobile Access App. Im Apple App Store oder in Google Play ist sie kostenfrei erhältlich, so dass Benutzer sie von dort downloaden können. Nach der Installation und einer zusätzlichen Prüfung für noch mehr Sicherheit ist das Smartphone bereit, als digitale Zutrittskontrollkarte zu fungieren. Dieser Schritt muss für die Mitarbeiter so einfach wie möglich gestaltet werden. Wichtig ist eine klare Vorgehensweise während des gesamten Ausgabeprozesses von mobilen IDs. Mit einem Cloud-basierten System zum Beispiel können individuelle Mobile IDs ganz einfach an die einzelnen Mitarbeiter verschickt werden: sie erhalten eine E-Mail, die es ihnen ermöglicht, ihre digitalen Ausweise auf ihrem Telefon zu aktivieren. Dazu muss einfach der Code aus der E-Mail mit einen Doppelklick bestätigt werden. Einfacher geht es nicht.

Gewinner an allen Fronten: Gerade die Zutrittskontrolle ist von Mitarbeitern immer wieder als lästig empfunden worden. Mit der Integration von mobilen Devices in die IT-Sicherheitsinfrastruktur sind diese Zeiten nicht nur ein für allemal passé, im Gegenteil: plötzlich kann die Zutrittskontrolle auch Spaß machen. Oder ist es kein erhabenes Gefühl, ein Garagentor einfach nur per Geste zu öffnen, statt das Fenster herunterzukurbeln, sich (im Winter!) hinauslehnen zu müssen, darauf zu vertrauen, dass die Entfernung zum Lesegerät oder Garagenschloss passt und zu hoffen, dass Chip oder Schlüssel nicht in den Schnell fallen? Ein umfassendes Zutrittskontroll-Konzept, das mobile Devices mit einbezieht, ist nicht nur ein netter Zugewinn an Komfort, sondern bedeutet ein ganz neues Niveau der Benutzerfreundlichkeit für alle beteiligten Mitarbeiter. Hinzu kommt: Unternehmen, die ihre Mitarbeiter auch mit der Nutzung moderner IT in den Mittelpunkt rücken, signalisieren nicht nur die Wertschätzung für ihre Arbeit. Mitarbeiter-Zentriertheit ist eine Geisteshaltung, die einen Arbeitgeber attraktiv macht, ein positives Image aufbaut – und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand im Unternehmen reduziert. Hier gibt es nur Gewinner.